Хочу быть промоутером!
Стану великим организатором больших и мальм ивентов. Вполне нормальным считаю, когда человек ставит перед собой большие задачи и великие цели. Ведь если бы не человеческое стремление к покорению великих вершин, не было бы у нас ни Эйнштейна, ни Сикорского, ни Павлова, ни Флеминга, ни многих других Великих первооткрывателей.
Но все ли так просто? Захотел - и добился. Не считаю правильным начинать с конца, т.е. с самой цели. Для ее достижения нужно проделать зачастую длинный путь в изучении, в получении опыта и знаний. Вы ведь не поступаете в институты сразу на пятый курс. Вас сразу не назначают на высокие должности. И продолжать аналогии можно до бесконечности, а ведая все это к тому, что не стоит в таком простом деле, каким может показаться на первый взгляд организация ивентов, сразу покорять Олимп.
Со стороны многим кажется все очень простым. Ну сами посудите: вы на каком-нибудь очередном фестивале. Что вы видите: ангар (помещение), на входе охрана, за входом гардероб, какое-нибудь раэвлекалово от спонсоров, бары, танцпол, сцена с приборами и звуком. Все проста, как раз, два, три - воскликнут многие из нас. Но почему не все ивенты одинаково успешны? Мой ответ прост - есть нюансы. К таковым я могу отнести: правильно выбранные места и время, стилистику, хедлайнеров, стоимость билета, способы коммуникации (реклама), команда и экономика. Обо всем этом немного подробней.
Команда - это группа людей, которая не только воодушевлена вашими начинаниями, но, как и вы, должна обладать навыками и способностями. Способностями не только выполнять поставленные задачи, но и, прежде всего, работать слаженно, как один механизм.
Коммуникации - не означает сотни минут, выкупленных в радиоэфире, и рекламные баннера на лучших интернет-ресурсах. И даже ТВ или наружная реклама не означают гарантированный аншлаг.
При выборе коммуникаций вы, прежде всего, должны понимать, на кого ваша вечеринка рассчитана. Сколько людей вы хотите собрать (надо считать - не сколько вы хотите, а сколько реально людей может заинтересовать то, что вы делаете и какой процент от этих людей готовы заплатить за билет и прийти к вам).
Например, вы хотите провести вечеринку для форумчан, т.е. собрать единомышленников со своего форума, посещаемость которого колеблется в районе 1500 уникальных посетителей в день. Глубочайшим заблуждением будет считать, что все 1500 к вам придут. Мой вам совет - рассчитывайте максимум на 10К.
Определив реальное количество посетителей, которое может собраться на вашу вечеринку, а также их вкусовые предпочтения, вам в самую пору разобраться с его экономикой.
Бюджет и экономика мероприятия – не буду пытаться рассказать об экономике больших мероприятий - это долго и с первого раза сложно для восприятия, однако, если вы научитесь правильно рассчитывать затраты и прибыли на примере вашей небольшой вечеринки, то в будущем вам будет значительно легче.
Итак, статьи расходов, которые вам необходимо предусмотреть.
Место проведения - к затратам на площадку следует отнести: аренду, затраты на монтаж, подключение, пожарную безопасность, милицию и скорую помощь, монтаж дополнительного оборудования (зона входа, контроля доступа, гардероб, бары, зоны отдыха). В вашем случае многое уже может быть на площадке, так как вы, скорее всего, выберете для вашей вечеринки действующий клуб или кафе. Скорая помощь и милиция тоже вряд ли понадобятся, разве что дополнительная охрана (если вы собрались делать ее не в клубе).
Мой вам совет. Используйте кафе. С ними можно договориться без арендной платы. Аргумент - мы увеличим вам товарооборот заведения. В таном случае вы не претендуете на доходы от бара, но и не несете затрат по аренде. Важно: кафе не должно находиться в одном здании с жилыми помещениями.
Затраты на гардероб тоже можно не нести - сделайте свою первую попытку весной. Это сэкономит вам минимум $1 от каждого запланированного посетителя.
Предусмотрите расходы на уборку кафе.
Итак, если следовать моим советам, то:
>> ВЫ ВПОЛНЕ МОЖЕТЕ ВЛОЖИТЬСЯ В $200 (ИЗ КОТОРЫХ 120 -ОХРАНА, 40 -УБОРКА И 40- НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЕРСОНАЛ).
Гонорар артистов и выбор хедлайнера.
Первое - это должно быть узнаваемое имя. Его сеты давно не слышали те, кто должен прийти на вашу вечеринку. Естественно, он должен быть профессионалом своего дела.
>> В СЛУЧАЕ С МАЛЕНЬКОЙ ВЕЧЕРИНКОЙ (НА 100-200 ЧЕЛОВЕК) ГОНОРАРЫ ВСЕХ ВЫСТУПАЮЩИХ НЕ ДОЛЖНЫ ПРЕВЫШАТЬ 30% ОБЩЕГО БЮДЖЕТА.
Многое может зависеть от ваших личных знакомств. Ибо я считаю, что вам не нужен артист, чей гонорар превышает $5ОО и для букирования которого вам нужно провести сложные переговоры с его букинг-агентством. Я бы предложил вам потратить на все (включая бытовой райдер) не более $300. По опыту знаю - это возможно. А если вы делаете вечеринку для тех, среди которых есть диджеи, у вас есть шанс вообще избежать этих расходов.
Техническое оснащение - здесь вам нужна консультация специалистов, если вы сами таковыми не являетесь. Они вам подскажут и рассчитают необходимую мощность звука и количество световых приборов. Не верьте тем, кто попытается вам предложить как минимум 10 kwt звука и сдать в аренду весь парк своей техники. Думаю, что для выбранного вами кафе может хватить 4 kwt + некоторое количество света + оборудование для артиста. Весь такой комплект может потянуть на $500-600.
Реклама - определившись для кого вы делаете свою вечеринку, подумайте над тем, где ваши потенциальные посетители обитают. Если это форумчане, то вам даже не стоит тратиться на полиграфию и баннерную рекламу, не говоря уже о радио. Достаточно запоститъ тему и постараться привлечь к ней все внимание комьюнити. Соответственно, сэкономить деньги. Это все, что касается основных статей расходов, с которыми вам придется столкнуться при подготовке вечеринки.
Доходы - Гена Медведев в интервью для «Закулисья» сказал, что «шара убивает бизнес». Я уверен, что многие из вас, идя в клуб или на концерт, всегда стараются найти возможность попасть туда, не оплачивая билет. С этим необходимо бороться общими усилиями.
Почему-то ни у кого не возникает мысли о том, что можно сходить бесплатно в кино или слетать в Турцию на недельку на шару.
При формировании доходной части, определитесь с максимальным количеством бесплатных билетов, которые вы хотите распространить (я бы вообще никому их не давал). Далее определите максимальную стоимость билета на ваше мероприятие. Если это кафе, думаю, 40 грн. - в самый раз. Суммируйте все ваши расходы (на описанном примере они составят примерно 4000 грн.). Это наглядно показывает, что вам надо продать не менее 100 билетов. Но выйти в ноль - не значит сделать все успешно. Вам надо зарабатывать, иначе - пару таких вечеринок, и вы поймете, что лучше на базаре семечки продавать.
Дополнительные доходы - Так как бары мы исключили в пользу заведения, вы можете попробовать попросить у них % от общей выручки. Маловероятно, но спросить стоит. Также рекомендую подумать над сувенирами. Например, футболки с символикой вашего форума или названием вечеринки. (Делайте их немного, для начала 5-10 штук. В будущем сможете наращивать их объем. Продав 10 футболок, вы смажете дополнительно заработать $60-70.
Народная мудрость гласит - не ошибается тот, кто ничего не делает. Цель этой статьи - помочь вам избежать самых заурядных ошибок.
Дмитрий Феликсов
